Logiciel de caisse sécurisé : comment respecter les normes NF525 ?
La certification NF525 est destinée aux logiciels de caisse (logiciel d’encaissement coiffure, logiciel de caisse pour salon esthétique). Elle impose des règles concernant la traçabilité, l’inaltérabilité et l’archivage des données.
Une certification garantissant la protection des données d’encaissement
Tout logiciel bénéficiant d’une certification nf ne doit permettre aucune dissimulation de données indispensables à l’évaluation de la TVA. Il faut qu’il soit doté d’un système d’identification et de traçage de l’ensemble des processus et des informations relatives aux encaissements.
Concernant l’enregistrement, la sécurisation s’effectue par signature électronique. Toute information enregistrée dans le système de caisse ne peut être modifiée ou supprimée. Les erreurs et les retours sont automatiquement considérés comme de nouvelles opérations.
À propos de la conservation des données, la durée minimale imposée par la norme est de six ans. Par ailleurs, lors d’un contrôle fiscal, un système d’archivage doit faciliter les interventions de l’administration fiscale, en restituant rapidement les données nécessaires au calcul de la TVA.
Notons que l’archivage est systématique avant toute procédure de purge. Cette règle permet de garantir la disponibilité des données à chaque intervention des agents de l’administration.
La procédure de certification NF252
Un logiciel ne peut obtenir une certification sans répondre aux règles NF525. Les vérifications de sa conformité sont effectuées par audit tierce partie.
Durant l’évaluation d’un système de caisse, l’organisme agréé se penche non seulement sur le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, d’archivage mais également sur la qualité des produits et le maintien de la conformité.
Tout au long de son évolution, un logiciel est soumis à de nombreux tests permettant de vérifier s’il répond aux règles NF525. En règle générale, la certification doit être renouvelée tous les ans et avant le lancement de chaque nouvelle version.
À titre d’information, cette certification a été élaborée par AFNOR pour empêcher les pratiques visant à réduire la taxe sur la valeur ajoutée. Les fraudes à la TVA entraînent des pertes pouvant aller jusqu’à 20 milliards d’euros dans les caisses de l’État.
Une obligation de conformité pour les assujettis à la TVA
Depuis le 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA recevant des paiements en liquide de particuliers doivent doter leurs caisses enregistreuses d’un logiciel répondant aux exigences de la norme NF525. Ils peuvent opter pour des programmes informatiques certifiés par un organisme agréé ou des produits dont la conformité est attestée par leur éditeur.
Bien qu’elle puisse être présentée lors d’un contrôle, l’attestation individuelle fournie par un développeur ne garantit pas toujours le respect des règles NF525. Pourtant, en cas d’anomalie, les agents chargés des vérifications peuvent immédiatement appliquer des sanctions.
Afin d’éviter les désagréments pouvant être entraînés par l’utilisation de produits attestés conformes, il est recommandé d’acquérir uniquement des logiciels certifiés. Merlin, eMerlin et Merlin Air sont sans nul doute les programmes informatiques les mieux adaptés aux salons de coiffure, aux instituts de beauté et aux spas.
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