Alles über den NF525-Standard für Kassensoftware
Actuellement, la norme NF525 fait l’objet de nombreux débats. Il s’agit d’une certification dédiée aux logiciels de gestion de caisse. Celle-ci est obligatoire depuis la mise en application de l’article 88 de la loi de finances 2015. Mais à qui s’adresse cette obligation ? Quelles sont les démarches nécessaires à la certification et les sanctions en cas de non-conformité ? Voici quelques points à connaître concernant cette norme ainsi que les dispositions de la loi de finances.
Que dit la loi de finances 2015?
L’article 88 de la loi de finances 2015 stipule queaDerzeit ist die Norm NF525 Gegenstand vieler Diskussionen. Dies ist eine Zertifizierung, die sich auf Cash-Management-Software bezieht. Dies ist seit der Umsetzung von Artikel 88 des Finanzgesetzes 2015 verpflichtend. Doch an wen richtet sich diese Verpflichtung? Welche Schritte sind für die Zertifizierung erforderlich und welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung? Hier sind einige Punkte, die Sie über diese Norm sowie über die Bestimmungen des Finanzgesetzes wissen sollten.
Was sagt das Finanzgesetz 2015?
Artikel 88 des Finanzrecht 2015 schreibt vor, dass jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer, der eine Registrierkasse verwendet und Transaktionen mit nicht steuerpflichtigen Kunden durchführt, mit einer NF525-zertifizierten Software ausgestattet sein muss.
Diese Verpflichtung gilt für Einzelhändler, Gewerbetreibende, Friseure, Schönheitssalons usw. Rüsten Sie sich mit einem Kassensoftware für Friseure oder ein Schönheitssalon-Kassensoftware.
Der Zweck der Maßnahme
Diese Maßnahme wurde ergriffen, um Kampf gegen Mehrwertsteuerbetrug, Steuerbetrug. Um NF-zertifiziert zu werden, muss die Software die Bedingungen der Unveränderbarkeit, Sicherheit und Sichern, Konservierung und Archivierung.
Mit anderen Worten: Sie muss die Verschleierung von Daten, die für die Umsatzsteuererklärung wesentlich sind, verhindern und die elektronische Verfolgung aller Einzüge sicherstellen. Der NF-Standard stellt sicher, dass alle Informationen zu Bareingängen aufgezeichnet werden. Sie behebt auch die mangelnde Zuverlässigkeit älterer Cash-Management-Software.
Profis nicht betroffen
Die Verpflichtung zu einer Erfassungssoftware Die Erfüllung der Anforderungen der Norm NF525 gilt nicht für Unternehmen, die fakturierungspflichtige Transaktionen zwischen Gewerbetreibenden durchführen.
Unternehmen, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, müssen die neuen Bestimmungen des Finanzgesetzes 2015 ebenfalls nicht einhalten, ebenso wie Freiberufler, die von der grundlegenden Umsatzsteuerbefreiung profitieren.
Diese Befreiung ermöglicht es, sich von der Pflicht zur Anmeldung und Abführung der Mehrwertsteuer zu befreien. Sie ist Unternehmen vorbehalten, die einen Jahresumsatz erzielen, der die gesetzlich festgelegten Schwellenwerte nicht überschreitet: 82.800 Euro für Händler und 33.200 Euro für Dienstleister.
Besonderheiten der Software, die der Norm NF525 entspricht
Um der Norm NF525 zu entsprechen, muss eine Software die Veränderung von Kassenbons verhindern und ein Zertifikatsystem anbieten. Letzteres verknüpft verschiedene Belege und ermöglicht eine schnelle Erkennung von Löschungen.
In Bezug auf die Aufbewahrung muss das Programm in der Lage sein, Daten im Zusammenhang mit Verwaltungsdokumenten und Belegen für eine Mindestdauer von sechs Monaten aufzubewahren.
Für tägliche, monatliche und jährliche Kassenabschlüsse muss sie systematisch archivieren.
Wie man die Konformität seiner Registrierkasse nachweisen kann
Um die Einhaltung der Bestimmungen des Finance Act 2015 nachzuweisen, muss ein Händler die Bescheinigung einer zugelassenen Zertifizierungsstelle mit sich führen.
Er kann auch ein Zertifikat vorlegen, das von einem Drittunternehmen, z. B. einem IT-Integrator, bereitgestellt wird, oder eine eigene Zertifizierung ausstellen. Die Selbstzertifizierung ist zulässig, sofern das Unternehmen Tätigkeiten zur Entwicklung von IT-Lösungen, einschließlich Kassensoftware, durchführt. Entdecken Sie wie man weiß, ob eine Software NF525-zertifiziert ist.
Les sanctions prévues par la loi
Artikel 88 sieht vor Sanktionen im Zusammenhang mit der Norm NF525, einschließlich einer Geldstrafe in Höhe von 7.500 Euro bei Nichteinhaltung. Diese Geldstrafe gilt pro Software, die nicht der Norm NF525 entspricht. So kann ein Händler mit zwei Registrierkassen, die nicht mit zertifizierter Software ausgestattet sind, zur Zahlung von 15.000 Euro verpflichtet werden.
Nach einer ersten Sanktion hat ein Berufsangehöriger, der dem Gesetz unterliegt, 60 Tage Zeit, das Gesetz einzuhalten. Wird diese Frist nicht eingehalten, kann ein zweites Bußgeld verhängt werden.
Eine sofortige Anwendung des Artikels des Finanzgesetzes
Die Umsetzung des Artikels über die Zertifizierung von Registrierkassen wurde festgelegt auf 1. Januar 2018 und jeder Gewerbetreibende sollte die Vorschriften ab diesem Datum einhalten.
Laut INFOCERT ist eine Begründung für die Umsetzung eines Zertifizierungsansatzes nicht zulässig. Bei einer Inspektion muss ein Ladenbesitzer, Friseur oder Kosmetiker also eine zertifizierte Software pro Kasse haben, um Sanktionen zu vermeiden.
Bei Vorlage einer falschen Bescheinigung droht dem Unternehmer eine Freiheitsstrafe von 3 Jahren und eine Geldstrafe von 45.000 Euro. Diese Strafen können auch auf den Softwarehersteller angewendet werden.
Über die Steuerung
Um Kontrollen durchführen zu können, muss ein Verwaltungsbeauftragter mindestens einen Controller-Grad haben. Er kann unangemeldet die Compliance der Kassensoftware eines Unternehmens überprüfen. Seine Eingriffe müssen jedoch während der Arbeitszeit des Fachmannes durchgeführt werden.
Zu Beginn des Audits gibt der Beauftragte eine Interventionsmeldung ab. Nach Abschluss der Prüfungen erstellt er einen Bericht, der u.a. die Referenzen der Software und der Kassensysteme sowie eventuelle Unregelmäßigkeiten enthält.
Falls er eine Nichtübereinstimmung feststellt, wendet er die in Artikel 88 des Finanzgesetzes vorgesehene Geldstrafe an. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die geprüfte Person innerhalb von 30 Tagen nach Ausstellung des offiziellen Berichts Anmerkungen machen oder eine gültige Konformitätsbescheinigung vorlegen kann. Wenn er die von der Verwaltung angeforderten Belege innerhalb dieser Frist vorlegt, kann der Bußgeldbescheid aufgehoben werden. Es ist unmöglich im Prozess der NF525-Zertifizierung zu sein.
Beachten Sie außerdem, dass das Kontrollverfahren, das von den Agenten der Verwaltung befolgt wird, in Art. L. 80 O des Gesetzes n°2015-1785 vom 29. Dezember 2015.
Wo findet man zertifizierte Software?
NF525-zertifizierte Software wird im Internet angeboten. Bei der Auswahl eines Computerprogramms müssen jedoch verschiedene Kriterien berücksichtigt werden: die Größe des Unternehmens, die beruflichen Aktivitäten usw. Vor dem Kauf einer Software ist es daher besser, den Rat eines Experten auf dem Gebiet einzuholen. Im Allgemeinen ist es ideal, sich auf die Expertise eines auf Softwareentwicklung spezialisierten Unternehmens zu verlassen.
Für Friseursalons, Schönheitssalons und Spas gehören Merlin, Merlin Air und eMerlin zu den zuverlässigsten und am besten geeigneten zertifizierten Programmen. Diese Programme erfüllen nicht nur die Anforderungen der Norm NF525, sondern auch Merlin zertifiziert NF525 bieten eine einfach zu bedienende Oberfläche und verschiedene Management-Tools: Inventarverwaltung, Verwaltung der Mitarbeiterpläne, etc.
Ob es sich um ein bestehendes Unternehmen oder eine neue umsatzsteuerpflichtige Struktur handelt, es ist mehr als notwendig, so schnell wie möglich mit einem zertifizierten Programm ausgestattet zu werden. Dennoch wäre es für einen Gewerbetreibenden nachteilig, ein Produkt zu erwerben, das zwar den geltenden Normen entspricht, aber für seine berufliche Tätigkeit ungeeignet ist.
Die Norm NF525 für Kassensoftware gilt nur in Frankreich. Bercy hat auf die Umsetzung dieser Norm für Selbstständige verzichtet. Casio ist eine der am meisten verbreiteten Marken für Registrierkassen.
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NF525-Zertifizierung Obligatorisch für Kassensoftware tout professionnel soumis à la TVA, utilisant une caisse enregistreuse et effectuant des transactions avec des clients non-assujettis, doit s’équiper d’un logiciel certifié NF525.
L’obligation s’adresse aux commerçants, aux professionnels, aux salons de coiffure, aux instituts de beauté, etc. Equipez vous d’un logiciel de caisse coiffure ou d’un logiciel d’encaissement pour institut de beauté.
L’objectif de la mesure
Cette mesure a été prise pour lutter contre les fraudes à la TVA, fraudes fiscales. Pour être certifié NF, un logiciel doit répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
En d’autres termes, il doit empêcher la dissimulation de données indispensables à la déclaration de la TVA et assurer le suivi électronique de tous les encaissements. La norme NF garantit l’enregistrement de toutes les informations concernant les encaissements. Elle rectifie également le manque de fiabilité des anciens logiciels de gestion de caisse.
Les professionnels non concernés
L’obligation de se doter d’un logiciel d’encaissement répondant aux exigences de la norme NF525 n’est pas applicable aux sociétés qui effectuent des transactions faisant l’objet d’une facturation entre professionnels.
Les entreprises non-assujetties à la TVA ne sont également pas tenues de respecter les nouvelles dispositions de la loi de finances 2015, à l’instar des professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA.
Cette franchise permet de se libérer de l’obligation de déclaration et de paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. Elle est réservée aux sociétés générant un CA annuel ne dépassant pas des seuils fixés par la loi: 82 800 euros pour les commerçants et 33 200 euros pour les prestataires de service.
Les spécificités d’un logiciel répondant à la norme NF525
Pour se conformer à la norme NF525, un logiciel doit empêcher les modifications des tickets de caisse et proposer un système de certificat. Ce dernier relie différents reçus et permet de détecter rapidement les éventuelles suppressions.
Concernant la conservation, le programme doit être en mesure de conserver les données liées aux documents de gestion et aux reçus, pendant une durée minimum de six mois.
Pour les clôtures de caisse journalières, mensuelles et annuelles, il doit procéder systématiquement à un archivage.
Comment prouver la conformité de sa caisse enregistreuse?
Pour prouver sa conformité avec les dispositions de la loi de finances 2015, un commerçant doit se munir de l’attestation délivrée par un organisme certificateur agréé.
Il peut également présenter une attestation fournie par une société tierce, telle qu’un intégrateur informatique ou se délivrer lui-même sa certification. L’auto-attestation est autorisée à condition que l’entreprise réalise des activités d’élaboration de solutions informatiques, notamment de logiciel de caisse. Découvrez comment savoir su un logiciel est certifié NF525.
Les sanctions prévues par la loi
L’article 88 prévoit les sanctions liées à la norme NF525 dont une amende de 7 500 euros en cas de non-conformité. Cette amende est applicable par logiciel ne respectant pas la norme NF525. Ainsi, un commerçant disposant de deux caisses enregistreuses non équipées de logiciel certifié, peut être amené à payer 15 000 euros.
Après une première sanction, un professionnel assujetti dispose de 60 jours pour se mettre en conformité avec la loi. En cas de non-respect de ce délai, il s’expose à une seconde amende.
Une application immédiate de l’article de la loi de finances
La mise en application de l’article portant sur la certification des caisses enregistreuses a été fixée au 1er janvier 2018 et tout commerçant devrait respecter les réglementations, à partir de cette date.
Selon INFOCERT, une déclaration justifiant la mise en œuvre d’une démarche de certification n’est pas recevable. Lors d’un contrôle, un commerçant, un coiffeur ou une esthéticienne doit donc posséder un logiciel certifié par caisse, pour éviter les sanctions.
En présentant un faux certificat, un chef d’entreprise encourt une peine d’emprisonnement de 3 ans et une amende de 45 000 euros. Ces sanctions peuvent également être appliquées à l’éditeur du logiciel.
À propos du contrôle
Pour pouvoir procéder à des contrôles, un agent administratif doit posséder au minimum un grade de contrôleur. Il peut vérifier la conformité des logiciels des caisses enregistreuses d’une entreprise, de manière inopinée. Cependant, ses interventions doivent être réalisées durant les heures de travail du professionnel assujetti.
Au début du contrôle, l’agent remet un avis d’intervention. Une fois les vérifications terminées, il établit un procès-verbal comprenant, entre autres : les références des logiciels et des systèmes de caisse ainsi que les éventuelles irrégularités.
Dans le cas où il observe une non-conformité, il applique l’amende prévue par l’article 88 de la loi de finances. En outre, il faut savoir que dans les 30 jours suivant la remise du PV, une personne contrôlée peut émettre des observations ou présenter une attestation de conformité valable. Si elle fournit les justificatifs sollicités par l’administration dans ce délai, l’amende peut être annulée. Il est impossible d’être en cours de certification NF525.
Notons par ailleurs que la procédure de contrôle suivie par les agents de l’administration est décrite dans l’art. L. 80 O de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015.
Où trouver des logiciels certifiés ?
Des logiciels certifiés NF525 sont proposés sur le web. Cependant, le choix d’un programme informatique doit s’effectuer en prenant différents critères en compte : la taille de l’entreprise, les activités professionnelles, etc. Avant de se lancer dans l’achat d’un quelconque logiciel, il est donc préférable de demander l’avis d’un expert dans le domaine. En général, l’idéal est de s’appuyer sur l’expertise d’une entreprise spécialisée en développement de logiciels informatiques.
Pour les salons de coiffure, les salons de beauté et les spas, il faut savoir que Merlin, Merlin Air et iMerlin comptent parmi les programmes certifiés les plus fiables et les mieux adaptés. Outre le respect des exigences de la norme NF525, ces logiciels Merlin certifiés NF525 proposent une interface facile à prendre en main et divers outils de gestion : gestion des stocks, gestion du planning des collaborateurs, etc.
Que ce soit pour une entreprise déjà existante ou une nouvelle structure assujettie à la TVA, il est plus que nécessaire de s’équiper d’un programme certifié dans les plus brefs délais. Néanmoins, il serait désavantageux pour un professionnel d’acquérir un produit répondant aux normes en vigueur mais inadapté à ses activités professionnelles.
La norme NF525 pour les logiciels de caisse s’applique uniquement en France. Bercy a renoncé a la mise en place de cette norme pour les auto entrepreneurs. Casio est une des marques les plus répandues pour les caisses enregistreuses.
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