Beveiligde kassasoftware: hoe voldoen aan de NF525-normen?
De NF525-certificering is bedoeld voor kassasoftware (kassasoftware voor kappers, kassasoftware voor schoonheidssalons). Het legt regels op betreffende de traceerbaarheid, de onveranderlijkheid en de archivering van gegevens.
Een certificatie die de bescherming van de kasgegevens garandeert
Software met nf-certificatie mag geen gegevens verbergen die essentieel zijn voor de BTW-heffing. Het moet uitgerust zijn met een systeem voor identificatie en tracering van alle processen en informatie met betrekking tot collecties.
Wat de registratie betreft, geschiedt de beveiliging door middel van een elektronische handtekening. Alle in het kassasysteem geregistreerde gegevens kunnen niet worden gewijzigd of gewist. Fouten en retourzendingen worden automatisch als nieuwe transacties beschouwd.
Wat de bewaring van gegevens betreft, is de minimumperiode die door de norm wordt opgelegd zes jaar. Bovendien moet een archiveringssysteem tijdens een belastingcontrole, de interventies van de belastingdienst vergemakkelijken door snel de gegevens te herstellen die nodig zijn voor de berekening van de BTW.
Merk op dat archiveren systematisch gebeurt vóór een zuiveringsprocedure. Deze regel waarborgt de beschikbaarheid van gegevens bij elke interventie van de ambtenaren van de administratie.
De NF252-certificeringsprocedure
Een software kan geen certificering krijgen zonder aan de NF525-regels te voldoen. De naleving ervan wordt gecontroleerd door een derde partij.
Bij de beoordeling van een kassasysteem kijkt de erkende instantie niet alleen naar de naleving van de voorwaarden inzake onveranderlijkheid, veiligheid en archivering, maar ook naar de kwaliteit van de producten en de handhaving van de naleving.
Tijdens zijn ontwikkeling wordt een software aan talrijke tests onderworpen om na te gaan of hij aan de NF525-regels voldoet. Als algemene regel geldt dat de certificering elk jaar en voor de lancering van elke nieuwe versie moet worden vernieuwd.
Ter informatie: deze certificering werd door AFNOR ontwikkeld om praktijken te voorkomen die erop gericht zijn de belasting over de toegevoegde waarde te verminderen. BTW-fraude leidt tot een verlies van 20 miljard euro voor de staatskas.
Een nalevingsverplichting voor btw-belastingplichtigen
Sinds 1 januari 2018, moeten btw-belastingplichtigen die contante betalingen ontvangen van particulieren hun kasregisters uitrusten met software die voldoet aan de eisen van de NF525-norm. Zij kunnen kiezen voor computerprogramma’s die door een erkende instantie zijn gecertificeerd of voor producten waarvan de uitgever heeft verklaard dat zij aan de eisen voldoen.
Hoewel het tijdens een inspectie kan worden voorgelegd, garandeert het door een ontwikkelaar verstrekte individuele certificaat niet altijd dat aan de NF525-voorschriften wordt voldaan. In geval van anomalieën kunnen de met de controles belaste ambtenaren echter onmiddellijk sancties opleggen.
Om de ongemakken te vermijden die kunnen worden veroorzaakt door het gebruik van gecertificeerde producten, wordt aanbevolen alleen gecertificeerde software aan te schaffen. Merlin, eMerlin en Merlin Air zijn zonder twijfel de meest geschikte computerprogramma’s voor kapsalons, schoonheidssalons en kuuroorden.
Artikelen over NF525 certificering:
Hoe weet ik of mijn kassasoftware NF525 gecertificeerd is?
Elke kassasoftware moet NF525 certificatie hebben
Alle kassasoftware moet NF525-certificering hebben
Financiële wet achter deze certificering
Btw-fraude bestrijden met NF525
