TOUT SAVOIR SUR LA NORME NF525 DES LOGICIELS DE CAISSE
La norme NF525, en vigueur depuis l’application de l’article 88 de la loi de finances 2015, encadre les logiciels de gestion de caisse. Elle concerne les professionnels assujettis à la TVA, notamment les commerçants, coiffeurs et esthéticiennes, qui effectuent des transactions avec des clients non-assujettis. Voici l’essentiel à savoir sur cette norme, ses exigences et les sanctions prévues en cas de non-conformité.
Objectifs et portée de la norme
La norme NF525 vise à lutter contre la fraude à la TVA. Les logiciels certifiés doivent garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données d’encaissement. Cela permet d’empêcher la dissimulation des transactions et d’assurer un suivi fiable des encaissements. Cependant, certaines entreprises ne sont pas concernées par cette obligation, comme celles qui facturent entre professionnels ou celles bénéficiant de la franchise en base de TVA. Cette franchise s’applique aux sociétés dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas certains seuils, fixés à 82 800 euros pour les commerçants et 33 200 euros pour les prestataires de services.
Caractéristiques d’un logiciel conforme
Un logiciel conforme à la norme NF525 doit : • Empêcher la modification des tickets de caisse,
• Fournir un certificat de liaison des reçus pour détecter toute suppression.
• Conserver les données des transactions pendant au moins six mois,
• Archiver systématiquement les clôtures de caisse journalières, mensuelles et annuelles.
Comment prouver sa conformité ?
Pour prouver la conformité d’un logiciel, un commerçant doit obtenir une attestation d’un organisme certificateur agréé. Il peut aussi présenter une attestation fournie par un intégrateur informatique ou, dans certains cas, s’auto-certifier si son entreprise développe elle-même ses logiciels de caisse.
Sanctions en cas de non-conformité
En cas de non-respect de la norme, une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié est prévue. Après une première sanction, les professionnels disposent de 60 jours pour se mettre en conformité, sous peine d’une nouvelle amende. Présenter un faux certificat expose également le responsable à une peine de trois ans de prison et une amende de 45 000 euros.
Procédures de contrôle
Les contrôles sont réalisés par des agents administratifs durant les heures de travail. Lors d’un contrôle, l’agent remet un avis d’intervention, puis rédige un procès-verbal avec les conclusions et éventuelles irrégularités relevées. Les entreprises disposent de 30 jours pour fournir des observations ou une attestation de conformité et, ainsi, éviter l’amende.
Où se procurer un logiciel certifié ?
Des logiciels certifiés NF525 sont disponibles sur le marché, comme Merlin, Merlin Air et iMerlin, spécialement adaptés aux salons de coiffure et instituts de beauté. Ils facilitent la gestion des stocks, des plannings et respectent les exigences de la norme. Il est crucial de choisir un logiciel adapté à l’activité de l’entreprise.
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Depuis la loi de finances de 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel de caisse respectant certaines exigences légales.
