Loi NF 525 : quelle est la règlementation sur les logiciels de caisse ?
Pour le lutter contre la fraude à la taxe à la valeur ajoutée, la loi de finances de 2018 est prévue pour renforcer la certification des logiciels de caisse. Il est indispensable pour un commerçant de connaître ses obligations afin d’exercer son activité professionnelle en toute conformité.
Un logiciel de caisse, c’est quoi ?
Un logiciel de caisse ou d’encaissement est un système informatique qui permet d’assurer l’encaissement prévu pour un commerce, autrement dit, il donne la possibilité de réaliser des enregistrements extra-comptable des paiements liés aux ventes et aux différentes prestations de services du commerçant et ainsi de pouvoir les sauvegarder. Ces différentes actions ne font pas générer généralement d’écritures comptables. Ce sont les données d’encaissement qui doivent respecter les conditions de la loi de finance de 2018.
À qui d’adresse cette réglementation ?
Cette loi concerne les commerçants et plus spécifiquement les professionnels assujettis à la taxe à la valeur ajoutée (TVA). De ce fait, ne sont pas concerné par la certification de logiciels de caisse les professionnels non-assujetti à la TVA, les exonérés de la taxe à la valeur ajoutée, les professions ayant le régime de franchise de TVA et enfin le régime du remboursement forfaitaire agricole. Les professionnels ayant une activité commerciale de type B2B (business to business) ne sont pas non plus concernés par cette réglementation.
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La réglementation sur le logiciel de caisse en France
Il n’est pas obligatoire pour le commerçant de disposer d’un logiciel de caisse. Mais ce dernier reste indispensable dans une activité commerciale à destination des particuliers. De ce fait, pour limiter la fraude et assurer la sécurité des données utilisées dans le cadre de l’encaissement, une loi des finances a été mise en place pour réguler l’utilisation de ce type de logiciel.
Il est recommandé de faire la demande de certification du logiciel de caisse à son fournisseur ou éditeur du logiciel. Ce vertical de conformité a pour intention d’attester que le logiciel de caisse applique certaines conditions :
Condition d’inaltérabilité : le logiciel d’encaissement employé doit donner la possibilité de réaliser toutes données liés aux règlements sans qu’elles ne rencontrent d’inaltérabilité ;
Condition de sécurisation : il doit permettre d’assurer la sécurisation des données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
Condition de conservation : l’outil doit permettre d’enregistrer et de pouvoir faire une clôture des données sur une période précise ;
Condition d’archivage : le logiciel a l’obligation de fixer une période d’archivage avec des données figées et datées à partir d’un outil technique qui permet de garantir l’intégrité des donnés.
