Logiciel de caisse : Impossibilité d’être en cours de certification NF525
L’article 88 de la loi de finances n°2015-1785 impose l’utilisation de caisses enregistreuses équipées de logiciel respectant les règles de la NF525. Cette obligation concerne les professionnels assujettis à la TVA et son application est immédiate à la date d’entrée en vigueur du texte, le 1er janvier 2018.
Une mise en conformité sans délai du logiciel
L’obligation d’utiliser un logiciel de caisse conforme à la norme NF525 (comme Merlin pour les coiffeurs et esthéticiennes) s’adresse aux commerçants soumis à la TVA, acceptant des paiements en espèces réalisés par des particuliers.
Selon INFOCERT, il n’est pas possible d’être en cours de certification. En d’autres termes, les entreprises concernées par l’obligation ne peuvent présenter de document attestant la réalisation d’une démarche de mise en conformité. Elles doivent fournir essentiellement des documents garantissant la conformité de leur logiciel avec la certification nf.
Dans le cas où un commerçant, un salon de coiffure ou un institut de beauté ne dispose pas de certification ou d’attestation, il s’expose aux sanctions prévues par l’article 88 de la loi de finances 2015.
Les sanctions en cas de non-conformité
Les agents de l’administration fiscale ayant le grade de contrôleur prennent en charge les vérifications de la conformité des logiciels utilisés par les assujettis.
Après chaque intervention, ils établissent un procès-verbal comprenant des informations telles que références des systèmes de caisse. En cas d’irrégularité, ils appliquent l’amende de 7 500 euros et obligent une mise en conformité, dans les 60 jours suivant la réception du PV.
S’ils constatent des anomalies après ce délai, l’assujetti doit payer à nouveau 7 500 euros par logiciel non conforme.
Pour information, la présentation d’une fausse attestation ou d’un faux certificat est sanctionnée d’une peine d’emprisonnement de trois ans et d’une amende de 45 000 euros.
Comment procéder à la mise en conformité d’un logiciel d’encaissement ?
En règle générale, une simple mise à jour permet d’accéder à un logiciel répondant aux règles de la certification NF525. Toutefois, pour les caisses enregistreuses relativement anciennes, il est parfois indispensable de procéder à l’achat d’un nouveau programme informatique.
Pour éviter les éventuelles anomalies pouvant entraîner de lourdes sanctions, il est préférable d’opter pour un logiciel certifié plutôt qu’un système de caisse faisant l’objet d’une attestation de conformité par son éditeur. En effet, les attestations ne garantissent pas toujours l’absence d’irrégularité.
Destinés aux salons de beauté, aux spas et aux instituts de beauté, les logiciels Merlin, eMerlin et Merlin Air bénéficient d’une certification NF525 et proposent différentes fonctionnalités aux utilisateurs : gestion de salaires, gestion des stocks, etc.
Aller plus loin sur la norme NF525:
Date d’entrée en vigueur de la certification NF525
Sécurisation des données des logiciels de caisse NF525
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